Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
ZRMK Events UG (haftungsbeschränkt)
Brunnenstraße 11a
10119 Berlin
Deutschland
E-Mail: team@royale-gala-events.de

Das Partnerschaftsformular erfasst Unternehmen, Ansprechpartner, geschäftliche E-Mail und Einwilligung zur Kontaktaufnahme für Finance Royale 2028. Die Award-Vormerkung erfasst E-Mail und Einwilligung zur Benachrichtigung zum Bewerbungsstart. Diese Anfragen werden getrennt von Gästeanfragen bearbeitet und nicht zur Gästeauswahl an Eventpartner weitergegeben.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Organisation und Durchführung unserer Events (z. B. Finance Royale). Dies umfasst:

• Entgegennahme und Verwaltung von Interessensbekundungen für die Teilnahme
• Kommunikation mit Interessenten und Teilnehmern, unter anderem zum Einladeprozess
• Planung und Durchführung des Events und begleitender Formate
• Kuratierung von Teilnehmern und gezielte Zusammenstellung von Gästelisten
• Bearbeitung von Sponsoring- und Partneranfragen
• Verbesserung unseres Eventformats

4. Weitergabe von Daten an Partner

Im Rahmen unserer Veranstaltung arbeiten wir mit ausgewählten Partnern zusammen. Dabei kann es erforderlich sein, bestimmte Teilnehmerdaten an Partner weiterzugeben, insbesondere:

• wenn Partner als Gastgeber eines Tisches auftreten
• wenn Teilnehmer gezielt für Gespräche mit Partnern ausgewählt werden
• zur organisatorischen Vorbereitung von Meetings und Interaktionen

Die Weitergabe erfolgt ausschließlich im Kontext der Veranstaltung und zur Ermöglichung relevanter geschäftlicher Kontakte. Eine darüber hinausgehende Nutzung der Daten durch Partner erfolgt nicht ohne gesonderte Einwilligung.

5. Eingesetzte Tools und Dienstleister

Zur technischen Umsetzung unserer Services nutzen wir folgende Tools und Dienstleister:

• Netlify, Inc. (Hosting der Website und Entgegennahme von Gästeanfragen, Partnerschaftsanfragen und Award-Benachrichtigungswünschen über Netlify Forms)
• Google Sheets und Gmail (Verwaltung von Partnerschaftsanfragen für 2028 und Award-Vormerkungen; Versand der gewünschten Awardstart-Benachrichtigung)
• OpenAI / ChatGPT-Automationen (Übertragung der passenden Formulareingänge in die getrennten Listen und Verarbeitung der gewünschten Awardstart-Benachrichtigung)
• YouTube / Google Ireland Limited (Einbindung des Aftermovie-Videos, wird erst nach aktivem Klick geladen)

Dabei kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten auf Servern außerhalb der Europäischen Union (z. B. USA) kommen. Die Anbieter verwenden geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. Standardvertragsklauseln), um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Durchführung des Events)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Eventorganisation und hochwertigem Networking)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, sofern eingeholt)

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Auskunft über gespeicherte Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung der Daten ("Recht auf Vergessenwerden")
• Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit

Zur Ausübung der Rechte genügt eine formlose Mitteilung an uns.

9. Widerruf einer Einwilligung

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. Beschwerderecht

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.